Geschäftsordnung des Aktivenrats
Artikel 1 Treffen & Aktiventag
(1) Der Aktivenrat kann sich beliebig oft treffen, jedoch mindestens einmal pro Jahr. Ein Treffen pro Jahr muss offline stattfinden.
(2) Es wird angestrebt, ein Treffen des Aktivenrats im Rahmen des Aktiventags des Animexx e. V. durchzuführen.
(3) Der Aktiventag soll für den Austausch, für Absprachen, zur Weiterbildung, für das Kennenlernen der Mitglieder sowie ggf. für Wahlen genutzt werden.
Artikel 2 Aktivenratssprecher*innen und Wahlen
(1) Jährlich werden bis zu 5 Aktivenratssprecher*innen gewählt oder bestellt, mindestens jedoch 3. Die Wahl kann nur online durchgeführt werden.
(2) Die Aufgabenverteilung der Aktivenratssprecher*innen wird in Artikel 4 geregelt.
(3) Nur Aktivenratsmitglieder dürfen an der Wahl teilnehmen. Somit können nur diese als Kandidat*innen aufgestellt werden und ihr Wahlrecht ausüben.
(4) Eine Onlinewahl erfolgt geheim. An ihr müssen mindestens 25% der amtierenden Aktivenratsmitglieder teilnehmen. Die Zeit, in welcher Stimmen abgegeben werden dürfen, darf zwei Wochen nicht unterschreiten.
(5) Die Anzahl der zu wählenden Aktivenratssprecherinnen kann vorab durch eine eigene Abstimmung des Aktivenrats festgelegt werden. Findet eine solche nicht statt, werden grundsätzlich 5 Sprecherinnen gewählt.
(6) Gewählt sind jeweils die Kandidat*innen mit den meisten Stimmen, es genügt somit eine relative Mehrheit.
(7) Jedes Aktivenratsmitglied kann maximal so viele Stimmen abgeben wie Aktivenratssprecherinnen gewählt werden sollen. Dabei kann pro Kandidatin allerdings nur eine Stimme genutzt werden.
(8) Die Onlinewahl findet jährlich im Zeitraum vom 15. bis 30. Januar statt. Die Suche und schließlich auch die Nominierung von Kandidat*innen findet im Zeitraum vom 1. Dezember bis 14. Januar statt.
(9) Die Nominierung und Wahl wird jeweils durch einen Thread einer/s alten Aktivenratsprecherin/s initiiert.
Artikel 3 Bestellung von Aktivenratssprecher*innen
(1) Falls der Aktivenrat keine Wahl durchführt oder ein/e oder mehrere Kandidatinnen bei der Wahl nicht die erforderliche Mehrheit erhalten, kann das Präsidium, nach Anhörung des Aktivenrats sowie des Vorstandes, eine Bestellung von Aktivenratssprecherinnen durchführen.
(2) Eine Bestellung ist nur möglich, wenn bereits eine oder mehrere Personen gewählt wurden, allerdings nicht alle vorhandenen Plätze mit Aktivenratssprecher*innen besetzt wurden. Hier können dann die fehlenden Posten nachbestellt werden.
(3) Die Ersatzregelung, nach welcher Vorstands- und / oder Präsidiumsmitglieder Aufgaben von Aktivenratssprecher*innen übernehmen können, gilt nicht als Bestellung und bleibt hiervon unberührt. Die Vorstands- und Präsidiumsmitglieder legen für diesen Fall eigene Regelungen, z. B. innerhalb der GoV, fest.
Artikel 4 Aufgaben von Aktivenratssprecher*innen
(1) Folgende 3 Aktivenratssprecher*innenposten müssen gewählt oder bestellt werden:
a) Mitgliederbetreuer*in
b) Schriftführer*in
c) Kassenwart/Kassenwartin
(2) Die Aufgaben werden wie folgt aufgeteilt:
a) Mitgliederbetreuer*in
- Aktivenratsrechte verteilen und entziehen
- interne und externe Teamlisten aktuell halten
- Kommunikationsmedien (z.B. Zirkel-Mailinglisten, Discord) aktuell halten und ggf. Änderungen vornehmen
- Mitglieder in interne Systeme (z. B. Dokumentenablage) eintragen (lassen) sowie ggf. Accounts (z. B. E-Mail) anlegen (lassen)
- neue Mitglieder in die internen Strukturen einweisen, die im vorherigen Punkt genannt wurden
- neue Mitglieder willkommen heißen und diese über interne Kommunikationsmittel dem Aktivenrat bekannt machen sowie um eine eigene Vorstellung bitten
b) Schriftführer*in
- Kommunikation des Aktivenrats beaufsichtigen und ggf. moderieren
- (nach Möglichkeit) Teilnahme an Vorstandsitzungen sowie die Erstellung und Veröffentlichung von Vorstandsnotizen
c) Kassenwart/Kassenwartin
- Planung und Koordination des Aktiventages
- Erstellung eines jährlichen Budgetplans für den Aktivenrat (inkl. Aktiventag)
(3) Diese Posten stehen im stetigen Austausch miteinander.
(4) Die Aktivenratssprecher*innen können sich Aufgaben auch teilen, dies ist nicht auf die 3 zwingend zu wählenden Posten beschränkt.
(5) Alle Aktivenratssprecherinnen müssen für die Einarbeitung neuer Aktivenratssprecherinnen inkl. einer geordneten Übergabe sorgen.
(6) Neben den o.g. Kernaufgaben ist es einer/m Aktivenratssprecherin auch weiterhin möglich, frühere Tätigkeiten weiterzuführen sowie sich sonstige Betätigungsfelder zu suchen.
(7) Aufgaben, die keine personenbezogenen Daten beinhalten, können an andere Aktivenratsmitglieder delegiert werden. Aufgaben, die personenbezogene Daten beinhalten, können jedoch nur in Absprache mit dem Vorstand delegiert werden.
Artikel 5 Austausch und Kommunikation
(1) Der Aktivenrat tauscht sich grundsätzlich durch die vom Animexx e. V. bereitgestellten Kommunikationsmittel (z. B. Mailingliste oder Zirkel) aus.
(2) Der Austausch soll natürlich ebenfalls auf persönlichen Treffen, insbesondere im Rahmen des Aktiventags, erfolgen.
Artikel 6 Budget des Aktivenrats
(1) Der Aktivenrat beantragt ein Budget für Gemeinschaftsprojekte und den Aktiventag.
(2) Dieses Budget muss dem Vorstand Anfang des Jahres durch eine/n Sprecherin vorgelegt werden.
Artikel 7 Tätigkeitsberichte und Protokolle
(1) Die Mitglieder sind angehalten, einen Tätigkeitsbericht (in Textform) zu verfassen, welcher insbesondere dem Vorstand, aber auch anderen Organen, zugänglich gemacht werden soll. Möglich ist z. B. das Verfassen eines Animexx-Weblogeintrags, sofern dies keinen sonstigen Regelungen widerspricht.
(2) Der Aktiventag soll, nach Möglichkeit, protokolliert werden. Dies kann durch jedwede anwesende Person geschehen.
Artikel 8 Änderungen der Geschäftsordnung
(1) Die Geschäftsordnung kann sowohl online als auch offline geändert werden. Eine Offlineänderung wird hierbei bevorzugt.
(2) Für die Änderung ist jeweils eine einfache Mehrheit erforderlich.
(3) Eine Onlineänderung erfolgt geheim. An ihr müssen mindestens 25% der amtierenden Aktivenratsmitglieder teilnehmen. Die Zeit, in welcher Stimmen abgegeben werden dürfen, darf zwei Wochen nicht unterschreiten.
(4) Eine Offlineänderung erfolgt geheim, oder, auf Antrag, offen, sofern alle anwesenden Aktivenratsmitglieder damit einverstanden sind.
(5) Eine Offlineänderung ist möglich, wenn mindestens 10% der amtierenden Aktivenratsmitglieder auf dem Aktiventag anwesend sind und sich an der Abstimmung beteiligen.
Köln, den 17.11.2019